Domenę kiedyś zarejestrował znajomy. Stronę zrobiła firma, która dziś już nie odpowiada na maile. Hosting wykupiony został u kogoś trzeciego, a faktury za niego trafiają na stary adres. Poczta jest w Gmailu, profil na Facebooku założył siostrzeniec, a Wizytówka Google — no właśnie, na czyim koncie?
Jeśli to brzmi znajomo, nie jesteś wyjątkiem. W wielu małych firmach obecność w internecie powstawała latami, „przy okazji” i za każdym razem u kogoś innego. Każdy element z osobna działa. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać i okazuje się, że nikt nie wie, od czego zacząć.
Jak wygląda ten problem w codziennej pracy
Wyobraź sobie zwykły poniedziałek: strona otwiera się wolno, a część maili od klientów nie dochodzi. Dzwonisz do firmy hostingowej. Słyszysz, że serwer działa poprawnie, więc pewnie coś jest nie tak ze stroną. Piszesz do autora strony — odpowiada po trzech dniach, że to zapewne sprawa poczty. Firma od poczty z kolei tłumaczy, że to kwestia ustawień domeny. A domena jest u jeszcze innego dostawcy, do którego nie pamiętasz hasła.
Nikt nie zachował się źle. Każdy odpowiada za swój kawałek. Tyle że Ty odpowiadasz za całość, a nie masz nikogo, kto na nią patrzy.
Dlaczego tak się dzieje
Najczęściej z bardzo prostego powodu: firma rośnie krokami. Najpierw potrzebny jest adres e-mail, więc ktoś go zakłada. Potem strona, więc wykonawca „załatwia przy okazji” hosting. Później reklama albo profil w mediach społecznościowych — kolejna osoba, kolejne konto. Żadna z tych decyzji nie była zła, ale nikt nie zaplanował całości.
Drugi powód to dostępy. Konta zakłada się na prywatne adresy, hasła zostają w czyjejś głowie, a faktury trafiają do osoby, która już dawno nie pracuje w firmie. Dopóki wszystko działa, nikt tego nie sprawdza.
Trzeci powód to brak właściciela tematu. Nie chodzi o to, że ktoś ma robić wszystko osobiście. Chodzi o to, że ktoś powinien wiedzieć, co gdzie jest, i umieć powiedzieć, kogo zapytać.
Czym to grozi, zanim cokolwiek się zepsuje
Zwykle nie jest to jedna spektakularna awaria, tylko seria drobnych strat:
- domena albo hosting wygasają, bo przypomnienie poszło na nieużywany adres,
- zmiana na stronie czeka tygodniami, bo nie wiadomo, kto ma ją zrobić,
- dane firmy — telefon, godziny, adres — są inne na stronie, w Google i na Facebooku,
- profile w mediach społecznościowych milczą, bo nikt nie czuje się za nie odpowiedzialny,
- zmiana wykonawcy jest trudna, bo nie masz dostępu do własnych kont.
Co możesz zrobić sam: jedna kartka zamiast domysłów
Pierwszy krok nie wymaga żadnej firmy ani narzędzia. Weź kartkę albo arkusz i dla każdego elementu swojej obecności w internecie odpowiedz na cztery pytania: gdzie to jest, na kogo jest założone, kto za to płaci i kogo zapytam, gdy przestanie działać.
Elementy, które warto wpisać:
- domena i miejsce, w którym jest zarejestrowana,
- hosting, czyli serwer, na którym stoi strona,
- sama strona i osoba, która może ją zmieniać,
- firmowa poczta,
- Wizytówka Google,
- profile na Facebooku, Instagramie i innych portalach,
- konta reklamowe, jeśli ich używasz,
- narzędzia dodatkowe, np. Canva albo program do newslettera.
Przy okazji sprawdź jedną rzecz, która potrafi uratować wiele nerwów: czy domena i najważniejsze konta są zarejestrowane na Twoją firmę, a nie na wykonawcę albo znajomego. Jeśli nie są, zmiana tego ma sens nawet wtedy, gdy nic więcej nie planujesz.
Dodatkowo ustal jeden zestaw danych firmy: nazwę, adres, telefon, adres e-mail i godziny otwarcia. Ten sam zestaw powinien być wszędzie. Więcej o typowych potknięciach na starcie piszemy w artykule Start firmy w internecie — 5 błędów, których warto uniknąć.
Kiedy poradzisz sobie sam
Jeśli elementów jest niewiele, wszystkie są u Ciebie albo u jednego dostawcy, a Ty lubisz mieć wszystko pod kontrolą, taka kartka może wystarczyć. Wtedy dopisz do niej daty odnowień (domena, hosting, certyfikat strony) i ustaw sobie przypomnienia w kalendarzu. Raz na kwartał przejrzyj całość i sprawdź, czy dane się zgadzają.
Samodzielne prowadzenie dobrze też działa, gdy zmiany na stronie i w mediach społecznościowych zdarzają się rzadko, a Ty masz czas, żeby się nimi zająć.
Kiedy warto oddać całość jednej firmie
Rozsądnie jest o tym pomyśleć, gdy:
- elementów jest już sporo i część z nich jest dla Ciebie niezrozumiała,
- po każdej awarii zaczynasz od zgadywania, kogo zapytać,
- zmiany na stronie albo w social mediach regularnie się odwlekają,
- nie chcesz pełnić roli koordynatora kilku wykonawców,
- zależy Ci, żeby ktoś widział całość i pilnował terminów.
Nie ma w tym nic wstydliwego. Właściciel firmy zwykle ma ważniejsze rzeczy do zrobienia niż porównywanie, kto od czego jest. Jedna firma zamiast kilku ma też swoje ryzyka, na przykład uzależnienie od jednego dostawcy, więc warto o to zapytać wprost, zanim cokolwiek podpiszesz.
Jak może pomóc Boroń Market
Boroń Market ma na to pakiet o nazwie BoFirma. Łączy w jednej współpracy regularne social media, opiekę nad Wizytówką Google, prace przy istniejącej stronie, hosting i firmową pocztę. Masz jeden główny kontakt, więc nie musisz wiedzieć, kogo zapytać, gdy coś się dzieje. Opiekun przyjmuje sprawę i koordynuje właściwą osobę po naszej stronie.
Co ważne, nie zaczynamy od przebudowy wszystkiego. Najpierw sprawdzamy, co już masz: profile, Wizytówkę Google, stronę, domenę, hosting i pocztę. To, co działa, zostaje. Zakres zależy od wariantu:
- BoFirma Start — 4 publikacje w social mediach miesięcznie (maksymalnie jedna rolka wideo), 1 publikacja w Wizytówce Google, 1 godzina drobnych prac przy stronie, hosting jednej strony i dwie skrzynki pocztowe,
- BoFirma Pro — więcej publikacji, reklamy Meta Ads albo Google Ads, jeden artykuł SEO miesięcznie i więcej godzin prac przy stronie,
- BoFirma Premium — szerszy zakres, w tym równoległe reklamy Meta Ads i Google Ads oraz większy hosting i poczta.
Wybierasz okres 1, 6 albo 12 miesięcy i płacisz z góry. Usługa nie odnawia się automatycznie, więc sam decydujesz, czy ją przedłużyć. Nie zastępuje ona Twojej wiedzy o firmie: nadal przekazujesz informacje o ofercie, materiały i akceptujesz treści. Nie obejmuje też tworzenia nowej strony — to osobna usługa.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądają poszczególne zakresy, porównaj warianty BoFirma. Możesz też zacząć od konkretnego pakietu: BoFirma Start jest dla firm, które mają już podstawy online i chcą je uporządkować.
BO firma ma działać — a to łatwiej, gdy wiadomo, kto za co odpowiada.
Krótka lista na dziś
- Zapisz, gdzie jest domena, hosting, strona, poczta, Wizytówka Google i profile.
- Sprawdź, na kogo są założone i gdzie trafiają faktury oraz przypomnienia.
- Ustal jeden zestaw danych firmy i porównaj go na stronie, w Google i w social mediach.
- Zapisz daty odnowień i ustaw przypomnienia.
- Zdecyduj, czy chcesz być koordynatorem tego wszystkiego, czy wolisz mieć jednego opiekuna.
